Якими документами можуть бути підтверджені витрати, понесені платником податку у відрядженні?

В Головному управлінні ДПС в Івано-Франківській повідомляють, що Законом України від 12 січня 2023 року № 2888-ІХ оновлено п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України. Зокрема, з 1 квітня 2023 року фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні). 

Зазначені витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать: 

 транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

 документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

 документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти; 

 документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат. 

Чому потрібні ці документи? 

Оскільки, не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.  

Тобто, зазначені витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат. 

Важливо!! Ми повинні розуміти, що будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає. 

Також за рахунок електронних грошей можуть проводитися та не належатимуть до оподаткованих документально підтверджені витрати на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями. 

Нагадаємо, Державна податкова служба України підготувала Інформаційний лист № 2/2023 , який присвячено окремим змінам положень Податкового кодексу України  у зв’язку з прийняттям Закону України від 12 січня 2023 року № 2888-ІХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг», зокрема в частині обліку електронних гаманців та рахунків відкритих платникам податків небанківськими надавачами платіжних послуг, сплати податків електронними грошима та використання інших платіжних операцій, що запроваджені Законом України від 30 червня 2021 року № 1591-IX «Про платіжні послуги». 

Закон № 2888 набрав чинності 1 квітня 2023 року. 

У листі надано роз’яснення: 

- які обмеження існують при сплаті електронними грошима податків і зборів; 

- зміни щодо обліку рахунків платників податків, відкритих небанківськими надавачами платіжних послуг та електронних гаманців; 

- про особливості сплати податків та зборів  електронними грошима; 

- зміни щодо повноважень контролюючих органів стосовно зупинення видаткових операцій на рахунках платника податків, відкритих небанківськими надавачами платіжних послуг, арешту та стягнення коштів тощо;  

- особливості оподаткування деяких видів доходів та операцій податками на прибуток, додану вартість та доходи фізичних осіб.