Чи є обов’язковим заповнення елементів стандартного аудиторського файлу SAF-T UA, які мають статус «Optional», та в яких випадках вони підлягають заповненню?

В Головному управлінні ДПС в Івано-Франківській області повідомляють, що ДПС України підготувала відповіді на найпоширеніші питання, що виникають у суб’єктів господарювання у процесі підготовки та подання стандартного аудиторського файлу SAF-T UA.

Відповідно до Порядку надання документів великого платника податків в електронній формі, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 07.11.2011 № 1393 (далі – Порядок), у стовпці «Обов’язковість заповнення» наявність позначки «*» означає, що показник (інформація) повинен обов’язково бути заповнений. Відсутність такої позначки означає, що показник може бути заповнений за наявності відповідної інформації.

У таблиці 6 «Опис елементів SAF-T UA» Детального технічного опису елементів SAF-T UA наведено структуру таблиці з описом і призначенням кожного стовпця для правильної роботи з технічним описом елементів SAF-T UA.

Обов’язковість («Status») вказує, елемент є обов’язковим («Mandatory») чи необов’язковим («Optional»). Під час передачі даних до ДПС технічний статус обов’язковості передбачає таку реалізацію положень Порядку:

статус «Mandatory» означає, що показник (інформація) повинен обов’язково бути заповнений;

необов’язкові елементи («Optional»), які передбачені в Порядку, повинні бути заповнені в разі їх наявності;

необов’язкові елементи («Optional»), які не передбачені в Порядку, можуть бути заповнені, якщо, на думку платника податків, це забезпечує більш повне відображення даних, що належать або пов’язані з предметом перевірки.

Якщо в системі обліку суб’єкта господарювання для обов’язкових елементів («Mandatory») відсутній показник (інформація), то, як виняток, допускається:

для елементів, що базуються на простому типі «xs:string», – зазначення «N/A»;

для елементів, що базуються на простому типі «xs:decimal» і для яких передбачено атрибут nillable="true", – зазначення нульового значення.

В окремих випадках статус «Optional» технічно реалізований через атрибут «minOccurs="0"» у визначенні елементів вищого рівня XSD-схеми. Це означає, що відповідний елемент може не включатися до XML-документа без порушення валідності, що, у свою чергу, зумовлює необов’язковість заповнення всіх вкладених (дочірніх) елементів.

Використання порожніх елементів може бути інтерпретоване як наявність у них значення, тому порожні елементи не рекомендується використовувати, якщо відсутні дані для заповнення необов’язкового елемента.

Необов’язкові елементи («Optional»), які не передбачені в Порядку, заповнюються у разі, якщо суб’єкт господарювання вважає, що у зв’язку зі специфікою ведення бухгалтерського обліку та/або особливостями роботи автоматизованого програмного забезпечення, яке використовується суб’єктом господарювання, доцільно внести додаткові елементи обліку та дані, які забезпечать більш повне та достовірне відображення інформації щодо обліку доходів, витрат, фінансового результату та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування, повнотою та своєчасністю сплати податків.

При цьому варто зазначити, що стандартний аудиторський файл SAF-T UA (далі – файл SAF-T UA) розроблений з урахуванням Рекомендацій Організації економічного співробітництва та розвитку (далі – ОЕСР) щодо стандартного аудиторського файлу (Guidance on the Standard Audit File – Tax, Version 2.0). 

У зазначених рекомендаціях визначено, що всі елементи файлу SAF-T є потенційно корисними для аудиторів і тому повинні бути включені до структури файлу та містити відповідні дані. Вилучення або пропуск таких елементів суперечить базовим принципам формату SAF-T, закладеним ОЕСР.

Формування файлу SAF-T UA повинно здійснюватися на основі даних вихідної системи обліку відповідно до обраної підприємством форми бухгалтерського обліку як певної системи регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених у Законі України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології оброблення облікових даних.