Чи зобов’язані фізичні особи – підприємці в обов’язковому порядку вести книгу обліку розрахункових операцій та відображати в ній всі господарські операції? Які види розрахункових документів передбачені чинним законодавством?

Пунктом 1 ст.3 Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” із змінами та доповненнями (далі – Закону №265/95) суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених цим Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок.

Згідно ст.2 Закону №265/95 розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.

Відповідно до ст.8 Закону №265/95 форма, зміст розрахункових документів, порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, а також форма та порядок подання звітності, пов’язаної із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій або використанням розрахункових книжок, встановлюються органом доходів і зборів.

Положення про форму та зміст розрахункових документів затверджено наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 №13 “Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми №ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) ” (далі − Наказ № 13).

Цим Положенням визначено форми і зміст розрахункових документів, які повинні видаватися при здійсненні розрахунків суб’єктами господарювання для підтвердження факту продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів у сфері торгівлі, ресторанного господарства та послуг, а також комерційними агентами банків та небанківськими фінансовими установами при прийманні готівки для подальшого її переказу з використанням програмно-технічних комплексів самообслуговування (далі - ПТКС), за винятком ПТКС, що дають змогу користувачеві здійснювати виключно операції з отримання коштів, та розрахунків при здійсненні операцій з купівлі-продажу іноземної валюти.

Крім того, Інструкцією про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої Постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 №22 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 29.03.2004 за №377/8976 (далі - Інструкція) встановлено загальні правила, види і стандарти розрахунків клієнтів банків та банків у грошовій одиниці України на території України, що здійснюються за участю банків.

Згідно п.1.4 Інструкції розрахунковий документ - документ на паперовому носії, що містить доручення та/або вимогу про перерахування коштів з рахунку платника на рахунок отримувача.

Відповідно до п.1.13 Інструкції під час здійснення розрахунків можуть застосовуватись розрахункові документи на паперових носіях та в електронному вигляді. Цією Інструкцією встановлено правила використання під час здійснення розрахункових операцій таких видів платіжних інструментів: меморіального ордера, платіжного доручення, платіжної вимоги - доручення, платіжної вимоги, розрахункового чека, акредитива, інкасового доручення (розпорядження). Використання векселів та спеціальних платіжних засобів, зокрема платіжних карток (у тому числі корпоративних платіжних карток), регулюється законодавством України, у тому числі нормативно-правовими актами Національного банку.

Фізичні особи - підприємці, що знаходяться на загальній системі оподаткування, при здійсненні розрахункових операцій в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) повинні застосовувати реєстратори розрахункових операцій (далі - РРО) з дотриманням норм Закону №265/95.

Згіднo п.6 cт.9 Закону №265/95 РРО та розрахункові книжки не застосовуються при продажу товарів (крім технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту) (наданні послуг) фізичними особами - підприємцями, які відносяться відповідно до Кодексу до груп платників єдиного податку, що не застосовують РРО.

Відповідно до п.296.10 ст.296 Кодексу РРО не застосовуються платниками єдиного податку:

першої групи;

другої і третьої груп (фізичні особи - підприємці) незалежно від обраного виду діяльності, обсяг доходу яких протягом календарного року не перевищує 1000000 гривень. У разі перевищення в календарному році обсягу доходу понад 1000000 гривень застосування РРО для такого платника єдиного податку є обов’язковим. Застосування РРО розпочинається з першого числа першого місяця кварталу, наступного за виникненням такого перевищення, та продовжується у всіх наступних податкових періодах протягом реєстрації суб’єкта господарювання як платника єдиного податку.

Норми цього пункту не поширюються на платників єдиного податку, які здійснюють реалізацію технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту.

Згідно ст.2 Закону №265/95 книга обліку розрахункових операцій (далі - КОРО) - прошнурована і належним чином зареєстрована в органах доходів і зборів книга, що містить щоденні звіти, які складаються на підставі відповідних розрахункових документів щодо руху готівкових коштів, товарів (послуг).

Порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій із змінами і доповненнями, внесеними  наказом Міністерства фінансів України від 23.09.2016 №837, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 №547 (далі - Порядок), поширюється на усіх суб’єктів господарювання, їх господарські одиниці та представників (уповноважених осіб) суб’єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або безготівковій формі та використовують розрахункові книжки та книги обліку розрахункових операцій.

Згідно Порядку суб’єкт господарювання повинен забезпечити використання КОРО у тій господарській одиниці, що зазначена на титульній сторінці КОРО при її реєстрації/перереєстрації, або з тим РРО, до якого така книга зареєстрована. КОРО, зареєстрована на РРО, завжди повинна бути на місці, де встановлено пристрій і проводяться розрахунки. У ній необхідно:

щодня робити записи про рух готівки та суми розрахунків (отримані від покупців і видані їм суми записують окремо);

підклеювати фіскальні звітні чеки на відповідних сторінках;

у разі виходу РРО з ладу або відключення електроенергії робити записи відповідно до розрахункових квитанцій;

вести у відповідному розділі облік ремонтів, робіт із техобслуговування та перевірок конструкції програмного забезпечення пристрою.

Враховуючи вищезазначене, фізичні особи - підприємці, крім платників єдиного податку першої групи, які здійснюють розрахункові операції, у відповідності до ст.3 Закону №265/95, повинні застосовувати РРО, вести облік розрахункових операцій, подавати звітність з дотриманням норм Закону №265/95 та врахуванням вимог п.296.10 ст.296 Кодексу.