Чи є видаткова накладна та акт виконаних робіт розрахунковими документами?

Статтею 1 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” із змінами та доповненнями (далі - Закону №996) визначено, що первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Відповідно до ст.9 Закону №996 первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:  назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції; одиницю виміру господарської операції, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронний цифровий підпис”, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Ведення зазначених документів передбачено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88.

Акт приймання виконаних робіт - документ, який фіксує закінчення будь-яких робіт та приймання їх замовником за кількістю та якістю.

Накладна - документ, що використовується при передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї особи іншій. Є декілька видів накладних, наприклад, видаткова накладна, товарно-транспортна накладна, тощо. Видаткова накладна фіксує факт отримання/передачі товарів або послуг і по суті завершує купівлю-продажу між продавцем і покупцем. Видаткова накладна може бути замінена актом здачі-приймання. Товарно-транспортна накладна використовується, якщо в процесі купівлі-продажу бере участь транспортна (експедиторська) компанія, що займається перевезенням товару від продавця до покупця.

Пунктом 1 ст.3 Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг” із змінами та доповненнями (далі – Закону №265/95) суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо) при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний режим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених цим Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок.

Згідно ст.2 Закону №265/95 розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну.

Відповідно до ст.8 Закону №265/95 форма, зміст розрахункових документів, порядок реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, а також форма та порядок подання звітності, пов’язаної із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій або використанням розрахункових книжок, встановлюються органом доходів і зборів.

Положення про форму та зміст розрахункових документів затверджено наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 №13 “Про затвердження Положення про форму та зміст розрахункових документів, Порядку подання звітності, пов’язаної із використанням книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок), форми №ЗВР-1 Звіту про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) ” (далі − Наказ № 13).

Цим Положенням визначено форми і зміст розрахункових документів, які повинні видаватися при здійсненні розрахунків суб’єктами господарювання для підтвердження факту продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів у сфері торгівлі, ресторанного господарства та послуг, а також комерційними агентами банків та небанківськими фінансовими установами при прийманні готівки для подальшого її переказу з використанням програмно-технічних комплексів самообслуговування (далі - ПТКС), за винятком ПТКС, що дають змогу користувачеві здійснювати виключно операції з отримання коштів, та розрахунків при здійсненні операцій з купівлі-продажу іноземної валюти.

Крім того, Інструкцією про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої Постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 №22 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 29.03.2004 за №377/8976 (далі - Інструкція) встановлено загальні правила, види і стандарти розрахунків клієнтів банків та банків у грошовій одиниці України на території України, що здійснюються за участю банків.

Згідно п.1.4 Інструкції розрахунковий документ - документ на паперовому носії, що містить доручення та/або вимогу про перерахування коштів з рахунку платника на рахунок отримувача.

Відповідно до п.1.13 Інструкції під час здійснення розрахунків можуть застосовуватись розрахункові документи на паперових носіях та в електронному вигляді. Цією Інструкцією встановлено правила використання під час здійснення розрахункових операцій таких видів платіжних інструментів: меморіального ордера, платіжного доручення, платіжної вимоги - доручення, платіжної вимоги, розрахункового чека, акредитива, інкасового доручення (розпорядження). Використання векселів та спеціальних платіжних засобів, зокрема платіжних карток (у тому числі корпоративних платіжних карток), регулюється законодавством України, у тому числі нормативно-правовими актами Національного банку.

Враховуючи вищевикладене, видаткова накладна, акт приймання виконаних робіт вважаються документами первинного обліку та не є розрахунковими документами.