Як заповнюється заява про проставлення апостиля?

опубліковано 11 листопада 2025 о 08:11 Розділ: Новини

Як заповнюється заява про проставлення апостиля в Державній податковій службі України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав у разі її подання представником ФО?

Відповідно до п. 5 Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених спільним наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або на вимогу фізичної / юридичної особи (їх представників).
Представництвом є правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов’язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє (частина перша ст. 237 Цивільного кодексу України).
Рекомендована форма заяви про проставлення апостиля в Державній податковій службі України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав для фізичної особи (далі – Заява) розміщена на вебпорталі ДПС за посиланням: Головна/Діяльність/Апостиль/Форми Заяв про проставлення апостиля в Державній податковій службі України на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав для фізичних та юридичних осіб.
Кількість документів, на яких проставляється апостиль, що можуть бути подані разом із однією Заявою, не обмежується.
Якщо Заява подається представником фізичної особи, то у правому куті такої Заяви зазначаються дані представника, а саме: 
власне ім’я та прізвище, 
місце проживання, контактний телефон,
документ, що посвідчує особу (серія (за наявності), номер, ким і коли виданий).
У табличній частині Заяви представник зазначає:
у графі «Назва, дата та номер документа» – реквізити документа для фізичної особи – платника податків, який надається для проставлення апостиля та призначений для використання на території інших держав;
у графі «Дані фізичної особи, зазначеної в документі» – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків фізичної особи зазначеної в документі або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті);
у графі «Особливі відмітки (власні документи / за дорученням) – «власні» або «за дорученням».
У полях Заяви:
«Назва країни, в якій буде (будуть) використовуватися документ(и)» зазначається назва країни, в якій буде (будуть) використовуватись документ (документи) з проставленим апостилем;
«Надаю згоду на обробку персональних даних» – дозвіл на обробку персональних даних фізичної особи, зазначеної в документі, підтверджується підписом представника;
«Поштова адреса для надсилання документів з проставленим апостилем або обґрунтованою відмовою засобами поштового зв’язку АТ «Укрпошта»» зазначається поштова адреса (найменування вулиці (проспекту, бульвару, провулку тощо), номер будинку, квартири / офісу, найменування населеного пункту, району, області та поштовий індекс) представника або фізичної особи, зазначеної в документі.   

У разі надсилання обгрунтованої відмови на зазначену у Заяві поштову адресу повертається документ (документи), який (які) був (були) прийняті Державною податковою службою України для проставлення апостиля;
«Телефонний номер заявника» – контактний телефон представника.
Під текстом Заяви проставляється дата подання з особистим підписом представника, його власне ім’я та прізвище.
Слід зазначити, що у разі подачі пакету документів представником додається оригінал відповідної довіреності, або її посвідчена копія (копія, засвідчується особою, якій відповідно до законодавства надано право посвідчувати довіреності).