Як оформлюються письмові звернення, адресовані контролюючим органам від громадян?

опубліковано 29 травня 2026 о 08:06 Розділ: Новини

Відповідно до ст. 40 Конституції України усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, що зобов’язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

Порядок практичної реалізації цього права громадянами України регулюється Законом України від 02 жовтня 1996 року № 393/96-ВР «Про звернення громадян» зі змінами та доповненнями.

Громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об’єднань громадян, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, медіа, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов’язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення (частина перша ст. 1 Закону № 393).

Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги (частина перша ст. 3 Закону № 393).

Згідно з ст. 6 Закону № 393 застосування мов у сфері звернень громадян і рішень та відповідей на них визначає Закон України від 25 квітня 2019 року № 2704-VIII «Про забезпечення функціонування української мови як державної».

Закон № 2704 регулює функціонування і застосування української мови як державної у сферах суспільного життя, визначених Законом № 2704, на всій території України (частина перша ст. 2 Закону № 2704).

Частинами першою та сьомою ст. 1 Закону № 2704 визначено, що єдиною державною (офіційною) мовою в Україні є українська мова.

Статус української мови як єдиної державної мови передбачає обов’язковість її використання на всій території України при здійсненні повноважень органами державної влади та органами місцевого самоврядування, а також в інших публічних сферах суспільного життя, які визначені Законом № 2704.

Процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, контролю за виконанням доручень за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строків їх розгляду, опрацювання та надсилання вихідних документів щодо розгляду звернень громадян, основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян та ведення діловодства за зверненнями громадян у Державній податковій службі України та її територіальних органах визначає Порядок розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Державній податковій службі України та її територіальних органах, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 15.06.2020 № 297 зі змінами та доповненнями.

Абзацом першим п. 5 розд. ІІ Порядку № 297 визначено, що у зверненні має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування кваліфікованого електронного підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення) (частина шоста ст. 5 Закону № 393).
Абзацами другим – четвертим п. 5 розд. ІІ Порядку № 297 визначено, що електронне звернення, надіслане без використання кваліфікованого електронного підпису, повинно мати вигляд скан-копії звернення з підписом заявника із зазначенням дати.

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на електронну адресу. Якщо електронне звернення надійшло на електронну адресу у неробочі день та час, а також у вихідні та святкові дні, то датою подання електронного звернення вважається наступний робочий день.

Інформація про електронні поштові адреси, на які громадяни можуть направляти свої звернення, розміщується на вебпорталі ДПС та на відповідних субсайтах органів ДПС у мережі Інтернет.

Звернення, оформлене без дотримання вимог ст. 5 Закону № 393, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою ст. 7 Закону № 393.

Не підлягають розгляду наступні звернення:

- анонімні звернення;

- повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених ст. 17 Закону № 393, розгляду не підлягають.

Забороняється відмова у прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.

Згідно з п. 7 розд. ІV Порядку № 297 якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції органів ДПС, відповідно до ст. 7 Закону № 393, таке звернення в строк не більше ніж п’ять днів, з дня надходження до органу ДПС звернення, пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення органом ДПС, воно в той самий строк повертається громадянину з відповідними роз’ясненнями.

Анонімні звернення, у яких порушені питання не належать до повноважень органів ДПС, не пересилаються відповідному органу чи посадовій особі, а після здійснення реєстрації в системі електронного документообігу передаються на архівне зберігання підрозділом з роботи зі зверненнями громадян.

Дія Закону № 393 охоплює не всі звернення. Зокрема, його сфера застосування поширюється тільки на звернення громадян. Розгляд звернень інших суб’єктів господарювання здійснюється відповідно до вимог Податкового кодексу України та інших нормативно-правових актів.