Згідно з ст. 121 Кодексу законів про працю України працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.
Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розділом IV Кодексу, згідно із п.п.165.1.11 п.165.1 ст.165 якого до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п.170.9 ст.170 Кодексу.
Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, які визначені п.п.170.9.1 п.170.9 ст.170 Кодексу, встановлено постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 (далі – Постанова № 98).
Крім цього, основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59, зареєстрована в Міністерстві юстиції України 31.03.98 за № 218/2658 (далі - Інструкція № 59).
При цьому, інші підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ.
Відповідно до п. 15 розділу “Загальні положення” Інструкції № 59 визначено, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням).
Зокрема, п.4 розділу II Інструкції № 59 передбачено, що сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.
Так, згідно п.5 розділу II Інструкції № 59 підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, які оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.
Якщо працівник, відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, за умовами запрошення безоплатно забезпечується харчуванням організаторами таких заходів або якщо вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до Постанови № 98, зокрема 80 відсотків - при одноразовому, 55 відсотків - дворазовому, 35 відсотків - триразовому харчуванні.
Так як, витрати на харчування, вартість якого включено до рахунків на оплату вартості проживання, оплачуються відрядженим за рахунок добових, то від того, скільки разів працівник харчувався, залежить розмір належних йому добових.
Відповідно до п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми “чайових”, за винятком випадків, коли суми таких “чайових” включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи.
Водночас, необхідно зазначити, що згідно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
При цьому, витрати на харчування, які були понесені найманим працівником під час відрядження та не включені до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях) не підлягають обов’язковому відшкодуванню, оскільки їх не включено у перелік витрат на відрядження, які підлягають відшкодуванню при наявності підтвердних документів згідно з п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодексу.
Але, у разі, якщо за рішенням керівника юридичної особи такі добові витрати будуть відшкодовані працівнику, то сума витрат буде вважатися додатковим благом відповідно до п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст.164 Кодексу, та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку і оподатковуватися податком на доходи фізичних осіб за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 Кодексу.
При цьому, сума перевищення таких витрат з метою оподаткування податком на доходи фізичних осіб має збільшуватися на коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ст. 164 Кодексу.
Не слід забувати, що сума додаткового блага, яка підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб слід ще оподатковувати військовим збором.
Військовий збір потрібно утримати за ставкою 1,5% саме із вартості додаткового блага, яка підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб без застосування натурального коефіцієнту.
При цьому додаткове благо слід відобразити у Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ) за ознакою доходу “126”.